Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

FOKUS Digital FlexKapG
Leonfeldner Straße 328, 4040 Linz, Österreich
E-Mail: office@myfokus.at
Telefon: +43 678 1291685

2. Allgemeines

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich sowie entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, österreichisches Datenschutzgesetz). Diese Website ist eine statische Informationsseite. Eine Nutzung ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich.

3. Hosting

Diese Website wird bei Cloudflare, Inc. (Cloudflare Workers) gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, um die Auslieferung der Seite zu ermöglichen und die Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung kann dabei auch auf Servern außerhalb der EU (insbesondere in den USA) stattfinden; sie erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission).

4. Server-Logfiles

Der Hosting-Anbieter erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind in der Regel:

• besuchte Seite bzw. Datei
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• (gekürzte) IP-Adresse

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies

Diese Website verwendet keine einwilligungspflichtigen Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät, die nicht technisch notwendig sind. Es werden keine Tracking-Cookies eingesetzt, keine Profile erstellt und keine Daten zu Werbezwecken weitergegeben.

6. Web-Analyse (Cloudflare Web Analytics)

Zur Reichweitenmessung setzen wir Cloudflare Web Analytics ein, einen datenschutzfreundlichen Analysedienst der Cloudflare, Inc. Der Dienst arbeitet cookiefrei: Es werden keine Cookies gesetzt, keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen und kein Fingerprinting durchgeführt. Erhoben werden ausschließlich aggregierte, anonyme Statistiken (z. B. Seitenaufrufe, verweisende Seiten, ungefähre Herkunftsregion und Gerätetyp). Eine Identifizierung einzelner Besucher:innen oder ein geräte- bzw. websiteübergreifendes Tracking findet nicht statt; eine Einwilligung mittels Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer statistischen Auswertung und der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Kontaktaufnahme (E-Mail & Kontaktformular)

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

Kontaktformular: Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name bzw. Unternehmen, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie die ausgewählten Produkte) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an uns übermittelt. Für den technischen Versand dieser Nachrichten setzen wir den E-Mail-Dienst Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Dabei können personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden; diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Resend. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an office@myfokus.at.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at).

10. Fokus App (iOS und Android)

Die Fokus App ist die mobile Begleit-App zur Fokus-Plattform für Mitarbeiter:innen von Einrichtungen, die Fokus einsetzen. Sie kann ausschließlich mit einem Konto genutzt werden, das die jeweilige Einrichtung anlegt; eine Registrierung in der App ist nicht möglich.

Rollenverteilung. Verantwortliche im Sinne der DSGVO für die in der App verarbeiteten Mitarbeiter:innendaten ist die jeweilige Einrichtung als Arbeitgeberin. FOKUS Digital FlexKapG betreibt die Plattform und die App als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Einrichtung. Auskunft, Berichtigung und Löschung setzen wir gemeinsam mit Ihrer Einrichtung um – wenden Sie sich dafür an Ihre Einrichtung oder an office@myfokus.at.

Anmeldung. Die Anmeldung erfolgt über das zentrale Fokus-Konto (OpenID Connect) im Browser des Geräts. Die dabei ausgestellten Zugangstoken speichert die App ausschließlich im geschützten Speicher des Geräts (Android: verschlüsselte App-Einstellungen, iOS: Schlüsselbund) und löscht sie beim Abmelden.

Verarbeitete Daten. Je nach Nutzung verarbeitet die App folgende Daten und überträgt sie verschlüsselt (TLS) an die Fokus-Server:

• Stammdaten Ihres Fokus-Kontos: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummern und Profilbild
• Dienstplan und Zeiterfassung: veröffentlichte Dienste Ihres Teams, Ihre eigenen Zeiterfassungen, Anträge (z. B. Urlaub, Krankenstand) samt Anhängen und Salden sowie Ersatz-Anfragen
• Journal: von Ihnen erfasste Notizen, Fotos, Dateien und Sprachnotizen; Sprachnotizen werden serverseitig transkribiert
• Nachrichten: Direktnachrichten zwischen Kolleg:innen innerhalb Ihrer Einrichtung sowie Ihre Unterhaltungen mit der KI-Assistentin SOFI
• Technische Daten: Push-Token des Geräts (nur bei aktivierten Benachrichtigungen), App-Version und Betriebssystemversion

Die App verwendet keine Werbe-Identifikatoren, keine Analyse- und keine Absturzberichts-Dienste und erhebt keine Standortdaten. Auf Kamera, Fotos und Mikrofon greift sie nur zu, wenn Sie eine entsprechende Funktion im Journal oder Chat verwenden, und nur nach Ihrer Freigabe durch das Betriebssystem.

Push-Benachrichtigungen. Für Benachrichtigungen übermitteln wir das Push-Token Ihres Geräts an den Push-Dienst des jeweiligen Plattformanbieters (Apple Push Notification service der Apple Inc. bzw. Firebase Cloud Messaging der Google LLC). Die Inhalte der Benachrichtigungen lädt die App erst nach dem Empfang von den Fokus-Servern. Sie können Benachrichtigungen in den App-Einstellungen jederzeit deaktivieren.

KI-Assistentin SOFI und Transkription. Anfragen an SOFI werden durch Sprachmodelle bei Scaleway SAS (Paris, Frankreich) verarbeitet, Sprachnotizen dort transkribiert. Für die Suche in Fokus werden Text-Einbettungen bei Azure OpenAI (Microsoft) in Schweden berechnet. Ihre Daten werden bei keinem dieser Anbieter zum Training von Modellen verwendet; beide sind als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden.

Speicherung und Löschung. Alle Daten werden in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert (Datenbank und Dateispeicher in Frankfurt am Main). Die Speicherdauer richtet sich nach den Vorgaben Ihrer Einrichtung und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Beim Abmelden werden die lokal gespeicherten Zugangsdaten und der Push-Token gelöscht.

Rechtsgrundlagen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Arbeitsvertrags und gesetzlicher Aufzeichnungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO) sowie ergänzend auf Grundlage des berechtigten Interesses Ihrer Einrichtung an einer effizienten Dienstplanung und Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen.